政府采購檔案管理問題多“破冰之路”在何方？

政府采購項目檔案管理，是對政府采購活動過程進行反映的原始文件，是保障采購公平、公正、公開的重要手段，也是政府規范采購行為、強化內控管理與監督評價的一項十分重要的基礎工作。自2003年起，我國開始實施《政府采購法》，到2018年底正好是15年的時間。有些集中采購機構也因大量的政府采購檔案的歸檔、保管而苦惱，因為，隨著時間的推移，政府采購資料的歸檔、保管花費了大量的人力、物力。有些政府采購檔案也正好達到了法定的失效期，處置也是費力費時的事。而我國的政府采購法規對政府采購檔案的管理問題的相關條款規定較少，也不明確。那么，做好政府采購檔案管理這條“破冰之路”究竟該如何走呢？

案例看問題

某市一中學，原屬于市直單位，其集中采購目錄內的項目都委托給市直集采部門，前不久，市內機構改革，將其中學的管理權下放到了區里，區里要對該中學進行年度審計，而有關政府采購的檔案資料在市政府采購中心，所以，該中學以檔案資料不在學校為由不想審計。審計部門則要求該中學將政府采購檔案資料全部拿回來審計后再歸還市政府采購中心。而市政府采購中心則認為該檔案既然屬他們保管，則有保管職責，政府采購資料的借閱應按檔案管理的有關規定執行。僅此一個檔案的歸屬與借閱問題，雙方文來文往近一個月，搞得雙方都不愉快。

某市一個政府采購項目的音像資料的保管問題，因責任不落實，造成一個公開招標項目的音像資料丟失，使政府采購監管部門無法查閱評標過程的音像資料。采購人說該項目是委托給采購代理機構做的，采購代理機構說是在公共資源交易中心開標、評審的，公共資源交易中心說是采購代理機構逾期沒有復制，自動覆蓋了。總之職責不清、無法追究責任。

五大問題

檔案收集周期長，影響歸檔完整性

所收集檔案的完整性關系到檔案歸檔工作的順利度，在實際工作中，部分政府由于沒有規范科學的進行采購，致使在收集采購資料時出現問題，資料收集不齊全，延誤了資料的歸檔……【詳細】

缺乏專業的檔案管理人員

一些地方采購中心因為各種原因沒有設立專職的檔案管理人員，在實際開展檔案管理工作時，工作人員之間互相推諉，逃避責任，缺乏敬業心，導致檔案管理工作無人可管，工作效率低。【詳細】

檔案管理的保密工作不到位

在進行電子檔案的發送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或遭病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案保護措施不到位，相關資料信息被泄露情況頻發，帶來了隱患。【詳細】

沒有進行合理檔案開發利用

檔案收集管理的目的就是為了使用，要與實際情況相結合，充分發揮檔案管理的原始功能。但是，有些采購中心過于重視資料的保密性，使檔案僅僅成為了一堆無用的材料，導致資源的浪費。【詳細】

檔案室軟硬件設備配備不足

一些采購中心所配備的檔案室容量較小，使用的是簡單的檔案柜，所收集的資料都一股腦的堆積在里面，缺乏檔案密集架的使用。還有些采購中心連檔案室都沒有配備，所收集的資料多是胡亂放置。增加了資料尋找的難度。還有部分的采購中心沒有將采購信息電子化，缺乏計算機設備的配備。【詳細】

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